Sardar got an invitation to a party which said that – "pink tie only". He went there and shocked!!!!!!!!, "others were wearing pants and shirt also.........."
1 Comment
Halo member, saya baru saja upload file mengenai contoh Manual Lingkungan SNI 19-14001-2005 yang disajikan dalam file word. Silahkan download dari halaman "Download" - "Management System" atau klik disini. ISO 9000 Series merekomendasikan adopsi pendekatan proses ketika mengembangkan, menerapkan, dan meningkatkan efektivitas suatu sistem manajemen mutu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Agar sebuah perusahaan dapat berfungsi dengan efektif, ia harus dapat mengidentifikasi dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Suatu kegiatan yang memakai sumber daya, dan dikelola untuk memungkinkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dianggap sebagai suatu proses. Seringkali keluaran dari suatu proses membentuk masukan untuk proses berikutnya. Penggunaan suatu sistem proses dalam suatu perusahaan, bersama dengan identifikasi dan interaksi dari proses-proses yang ada, serta manajemennya, dapat dirujukkan sebagai pendekatan proses. Keuntungan dari pendekatan proses adalah kontrol yang terus menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses individual dalam sistem proses, dan juga terhadap kombinasi dan interaksinya. Untuk menerapkan tindakan perbaikan berkesinambungan SMM ISO 9001:2008, perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: • Bagaimana kita dapat meningkatkan proses? • Apa tindakan korektif dan/atau pencegahan yang diperlukan? • Apakah tindakan korektif dan/atau pencegahan ini telah diterapkan? • Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif? Klausul 8 persyaratan ISO 9001:2008 menyatakan bahwa perusahaan harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran dan analisis dalam rangka perbaikan dan peningkatan sistem manajemen mutu secara berkesinambungan untuk menjaga kesesuaian produk dan proses terhadap persyaratan-persyaratan yang ditetapkan, termasuk persyaratan pelanggan dan perundang-undangan yang berlaku. Peningkatan mutu merupakan aktivitas teknik dan manajemen, dengan cara mengukur karakteristik mutu dari produk dan/atau proses, kemudian membandingkan hasil pengukuran itu dengan spesifikasi produk yang diinginkan pelanggan, serta mengambil tindakan peningkatan yang tepat apabila ditemukan ketidaksesuaian di antara kinerja standar dan aktual. Dengan cara ini, peningkatan mutu merupakan kegiatan berkesinambungan. ISO 9001:2008 merekomendasikan perusahaan untuk menerapkan aspek-aspek peningkatan proses dengan menggunakan data mutu yang dikumpulkan dan diinterpretasikan dengan menggunakan alat-alat analisis, termasuk teknik-teknik statistik. Berdasarkan uraian diatas, kita dapat mendefinisikan peningkatan mutu sebagai metode pengumpulan dan analisis data mutu serta menentukan dan menginterpretasikan pengukuran-pengukuran yang menjelaskan tentang proses dalam suatu sistem perusahaan dalam rangka meningkatkan mutu produk guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan (quality is what customer need = mutu adalah apa yang dibutuhkan/diharapkan pelanggan). Metode yang dikenal dengan Pahami (”Understand”) – Katakan (”State”) – Evaluasi (”Evaluate”) – Rencanakan (”Plan”) – Lakukan (”Do”) – Periksa (”Check”) – Tindaki (”Action”) atau USE-PDCA dapat diterapkan pada semua proses. USE-PDCA dapat secara singkat digambarkan sebagai berikut.
- U, Understand improvement needs, memahami kebutuhan perbaikan dan peningkatan berkesinambungan. Identifikasi masalah berdasarkan data yang ada. Umumnya digunakan alat-alat mutu yang dikenal sebagai ”the 7 tools”, seperti: diagram Pareto, check sheet, grafik, dll. - S, State the problem(s), menyatakan masalah yang ada. Pernyataan masalah harus SMART (Specific = Spesifik, bukan bersifat umum; Measurable = Dapat diukur; Achievable = Dapat dicapai, Result-Oriented = Berorientasi pada pencapaian hasil; Timely = Tepat waktu, berbatas waktu). Suatu pernyataan masalah karenanya harus dapat menjawab pertanyaan 5W-2H (What = apa; Where = dimana terjadinya; When = kapan terjadinya; Who = siapa yang bertanggung jawab; Why = mengapa hal itu terjadi; How = bagaimana hal itu terjadi; How Much = berapa biaya yang muncul akibat terjadinya masalah tersebut). - E, Evaluate the root cause(s), mengevaluasi akar penyebab masalah. Akar penyebab masalah dapat dievaluasi dengan menggunakan diagram tulang ikan (diagram fishbone atau Ishikawa) atau bisa juga dengan teknik bertanya mengapa beberapa kali (diagram Why-Why) serta menggunakan teknik sumbang saran (brainstorming). - P, Plan the solution, rencanakan solusi masalah. Tetapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk menyajikan hasil sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan kebijaksanaan perusahaan. Rencana perbaikan atau peningkatan umumnya dituangkan dalam bentuk ”Action Plan” atau rencana tindakan. - D, Do the solution(s), lakukan rencana solusi yang sudah ditetapkan dalam rencana tindakan. - C, Check the result, periksa hasil penerapan solusi. Pemantauan dan pengukuran proses dan produk terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan bagi produk dan melaporkan hasilnya. Media pemantauan yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 adalah rapat tinjauan manajemen (management review, klausul 5.6 – RTM), audit mutu internal (internal audit, klausul 8.2.2 – AMI), laporan tidak memenuhi syarat (control of nonconforming product, klausul 8.3 – LTMS) dan tindakan korektif-pencegahan (corrective action, klausul 8.5.2 dan preventive action, klausul 8.5.3 – TKP). - A, Act to standardize the solution, tetapkan solusi yang telah tepat sasaran menjadi standar operasi. Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan solusi yang direncanakan dalam rencana tindakan selanjutnya distandarkan dengan cara: mendokumentasikan bila belum didokumentasikan; mengubah dokumen jika hasil dari tindakan solusi mengubah standar, spesifikasi, kriteria atau metode yang berjalan selama ini; mengeliminasi dokumen jika hasil tindakan solusi mengakibatkan hilangnya suatu proses atau prosedur. Tata-cara standardisasi dokumen biasanya diuraikan dalam prosedur pengendalian dokumen (control of documents, klausul 4.2.3). Keberhasilan penggunaan USE-PDCA ini ditunjukkan melalui berkurang atau bahkan hilangnya penyebab masalah itu, yang kemudian akan muncul penyebab-penyebab masalah lain dalam besaran lebih sedikit dari sebelumnya. Siklus USE-PDCA untuk perbaikan dan peningkatan berkesinambungan diperlihatkan dalam gambar 1. Umumnya, upaya perbaikan berkesinambungan menggunakan pendekatan USE-PDCA dilakukan di tiap unit kerja oleh sebuah tim mutu yang disebut gugus kendali mutu (QCC, Quality Control Circle), dimana evaluasi dan pelaporan mulai dari unit kerja hingga masuk dalam rapat tinjauan manajemen berkala melalui laporan pencapaian sasaran mutu tiap bagian/departemen terkait. Akan tetapi, media pemantauan bisa saja dari hasil-hasil audit mutu internal dan/atau laporan tidak memenuhi syarat yang diadakan secara berkala dan terencana dalam perusahaan. Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting Halo member, saya baru saja upload file mengenai persyaratan-persyaratan standar SNI 19-14001-2005 mengenai sistem manajemen mutu lingkungan. Standar ini merupakan adopsi dari ISO 14001:2004, Environment management system - Requirements with guidance for use, edisi kedua. yang disajikan dalam file PDF. Silahkan download dari halaman "Download" - "Standards & Guidelines" atau klik disini. ::: Pendahuluan Meskipun prosedur terdokumentasi menempati tier 2 dalam struktur dokumentasi SMM ISO 9001:2008, namun bagi perusahaan yang baru memulai penerapan SMM, direkomendasikan untuk terlebih dahulu menyusun suatu prosedur operasi standar yang mengatur pengendalian dokumen sebelum pembuatan manual mutunya (tier 1) dilakukan. Hal ini dikarenakan prosedur pengendalian dokumen merupakan panduan utama bagi perusahaan dalam menyusun dan mengembangkan dokumentasi SMM. Prosedur pengendalian dokumen, sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9001:2008 klausul 4.2.3, mengatur tatacara perusahaan untuk: a) menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan, b) meninjau dokumen dan memutakhirkannya apabila diperlukan serta kemudian menyetujui ulang dokumen, c) memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasikan, d) memastikan bahwa versi terkini dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaannya, e) memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasikan, f) memastikan bahwa dokumen eksternal diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan, dan g) mencegah penggunaan dokumen yang telah kadaluarsa secara tidak disengaja dan memberikan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut, apabila akan disimpan untuk maksud tertentu. Selanjutnya, dikenal juga suatu bentuk dokumen khusus yang berisikan bukti-bukti objektif bahwa suatu proses atau kegiatan telah dilaksanakan. Dokumen ini disebut rekaman atau catatan (record). Sebagaimana halnya dengan dokumen, menurut persyaratan ISO 9001:2008 klausul 4.2.4, rekaman juga harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan efektivitas pelaksanaan dari SMM. Secara fisik, rekaman haruslah tetap dapat dibaca, mudah diidentifikasi dan diambil kembali jika dibutuhkan. Pengendalian rekaman juga merupakan salah satu prosedur yang harus dimiliki oleh perusahaan yang menerapkan SMM ISO 9001:2008.Prosedur pengendalian rekaman haruslah terdokumentasi untuk mengatur tatacara identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan kembali, masa simpan, dan pemusnahan dari rekaman. Format prosedur dapat dalam bentuk teks, diagram alir, tabel, gabungan diantaranya, atau dengan metode lain yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan informasi yang diberikan dalam prosedur sebaiknya meliputi aspek-aspek: (1) Judul, (2) Tujuan, (3) Ruang lingkup, (4) Tanggung jawab dan wewenang, (5) Uraian kegiatan, (6) Rekaman, (7) Lampiran. ::: Langkah-langkah membuat prosedur pengendalian dokumen Dengan memperhatikan persyaratan ISO 9001:2008 klausul 4.2.3 dan aspek-aspek yang telah disebutkan di atas, prosedur pengendalian dokumen umumnya akan berisi hal-hal sebagai berikut: Tujuan Tujuan prosedur pengendalian dokumen adalah untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu. Ruang Lingkup Prosedur pengendalian dokumen umumnya hanya berlaku secara internal di perusahaan dengan cakupan: (1) pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen; dan (2) pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. Referensi Referensi-referensi yang digunakan dapat dicantumkan di bagian ini. Definisi Bagian ini menguraikan keterangan penggunaan singkatan, istilah dan definisi yang digunakan dalam prosedur untuk menghindari kerancuan pengertian demi memperjelas uraian prosedur. Misalnya definisi mengenai dokumen internal, dokumen eksternal, tingkatan perubahan (amandemen/revisi), dan lain-lain. Prosedur & Tanggung jawab Tanggung jawab dan wewenang personel yang terkait dengan pengendalian dokumen, misalnya sebagai berikut: - Pimpinan perusahaan bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen; - Para Manajer/Kepala Bagian/Kepala Divisi bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen; - Para Supervisor bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen; - Kepala Bagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen; - Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen; Uraian prosedur pengendalian dokumen biasanya berisi rincian tugas yang harus dilaksanakan dan personel terkait yang harus bertanggung jawab terhadap penerapan pengendalian dokumen, yaitu sebagai berikut: - Daftar dokumen yang dikendalikan, berisi daftar dokumen yang dikendalikan melalui prosedur ini. - Penyusunan dokumen, berisi pedoman dan metode penyusunan dokumen-dokumen dalam daftar yang dikendalikan. Umumnya berisi hal-hal menyangkut identitas dokumen, pengesahan dokumen, rekaman perubahan dokumen dan daftar isi. - Penomoran dokumen, berisi uraian mengenai bagaimana dokumen tersebut diidentifikasikan. - Pengesahan dokumen, berisi pengesahan oleh personil dan/atau fungsinya dalam perusahaan terhadap dokumen-dokumen dalam daftar dokumen yang dikendalikan. - Distribusi dokumen, berisi uraian mengenai cara menerbitkan dan mendistribusikannya ke fungsi dan/atau personil terkait. - Perubahan dokumen, berisi uraian mengenai cara melakukan perubahan dokumen berikut persetujuan dan pendistribusiannya. - Pemusnahan dokumen, berisi uraian mengenai cara bagaimana dokumen tersebut dimusnahkan. Rekaman Rekaman yang dihasilkan dari pelaksanaan pengendalian dokumen misalnya: daftar induk dokumen, bukti penerimaan salinan dokumen, bukti penarikan dokumen, amandemen, berita acara pemusnahan dokumen, dan lain-lain. Lampiran Lampiran dari prosedur pengendalian dokumen misalnya bagan alir prosedur dan formulir-formulir terkait. ::: Langkah-langkah membuat prosedur pengendalian rekaman
Prosedur pengendalian rekaman memiliki aspek-aspek yang sama dengan prosedur pengendalian dokumen di atas. Perbedaan terletak pada aspek ruang lingkup dan pada aspek prosedur dan tanggung jawab. Hal ini diuraikan sebagai berikut: Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur pengendalian rekaman adalah pengendalian identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan kembali, masa simpan, dan pemusnahan dari rekaman. Prosedur & Tanggung jawab Biasanya masing-masing departemen/bagian/divisi mengendalikan rekaman yang terkait dengan kegiatannya sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing departemen/bagian/divisi mencakup pengidentifikasian, penyimpanan, perlindungan, dan pengambilan kembali. Sedangkan pembuatan Daftar Induk Rekaman (Master List Records), penetapan masa simpan rekaman dan pelaksanaan pemusnahan rekaman biasanya dilakukan oleh divisi/bagian/departemen yang terkait dengan administrasi atau ketatausahaan atau boleh juga dilakukan langsung oleh Wakil Manajemen Mutu (WMM). Sesuai dengan lingkupnya, uraian prosedur pengendalian rekaman biasanya berisi rincian tugas yang harus dilaksanakan dan personel terkait yang harus bertanggung jawab terhadap penerapan pengendalian rekaman, yaitu sebagai berikut: - Pengidentifikasian rekaman. Kadang-kadang jenis-jenis rekaman diidentifikasikan pada masing-masing SOP. - Penggunaan Daftar Induk Rekaman yang menguraikan dimana saja rekaman disimpan, divisi/bagian/departemen yang bertanggung jawab, dan masa simpan rekaman. - Bentuk rekaman dan media penyimpanan, termasuk tatacara mem-backup rekaman dalam bentuk elektronik, bila dibutuhkan. - Pengambilan, pendisposisian, dan penggandaan rekaman secara internal dan terbatas. Hal ini perlu diatur dalam prosedur karena pada umumnya seluruh rekaman bersifat rahasia. - Pemusnahan rekaman yang berisi uraian mengenai tatacara penarikan rekaman yang telah habis masa simpannya dan bagaimana cara memusnahkannya. Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting Halo member, saya baru saja upload file mengenai catatan perubahan ISO 9000 dari versi 2000 ke versi 2005 yang disajikan dalam file PDF. Silahkan download dari halaman "Download" - "Standards & Guidelines" atau klik disini.
|
Categories
All
Archives
November 2015
Ikuti pelatihan online produktivitas untuk lingkup bisnis, pribadi dan rumah tangga
Your organization need assisting in improving productivity and profitability at low cost? come to us
You need a discussion forum of management system such as QMS ISO 9000, TQM, lean mfg., EMS ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, six sigma, BSC, and so on? join with us for free.
|