::: Maskal's Weblog :::

ibaratnya kita sebagai praktisi manajemen mutu adalah dokter bagi organisasi/perusahaan. seperti metode kerja dokter, tentu mesti ada diagnosis/analisis keadaan pasien (perusahaan/organisasi klien). jadi selama kurang lebih 2 minggu, saya lakukan analisis/diagnosis dulu.
 
dari hasil analisis/diagnosis, beberapa fakta saya peroleh sebagai berikut:
 

1. klien saya telah menggunakan jasa konsultan asing selama beberapa tahun.    
2. klien saya menerapkan sistem manajemen mutu semacam ISO 9000 tapi sedikit lebih ketat karena adobsi langsung dari buyer besar klien. buyer ini masuk dalam 500 fortune company di USA. secara berkala buyer melakukan audit, mulai dari audit lengkap 1 tahun sekali yang jika fail makan buyer akan lakukan exit plan, yaitu tidak order selama 1 tahun berikut. kemudian audit kecil saat inspeksi barang. klien saya juga menerapkan C-TPAT untuk
   memenuhi requirement pemerintah USA dalam rangka pengamanan terorisme.
3. 99% tenaga kerja produksi memiliki pendidikan rendah, mulai dari SD sampai paling tinggi SMA namun dengan pengalaman kerja paling sedikit 10 tahun, dimana 70% belum pernah bekerja di perusahaan lain. seperti juga
   kebanyakan perusahaan keluarga, klien saya memulainya dari bengkel kemudian membesar hingga 1.000 karyawan.
4. meskipun sistem telah dibangun, akan tetapi tidak diterapkan dengan baik, sebagian besar data malah "palsu", maksudnya data dibuat-buat sedemikian rupa agar memenuhi ekspektasi buyer. kertas berseliweran dimana-mana tetapi nonsense.
5. isu yang beredar di lingkungan kerja klien saya adalah ketidakpedulian karyawan terhadap tidak hanya pekerjaannya sendiri, tapi juga persoalan diluar departemennya, dengan kata lain koordinasi kerja lemah. operator bekerja 3 shift, sedangkan supervisor bekerja 2 long shift, sehingga supervisor mengendalikan operator yang berbeda-beda setiap minggunya, atau operator memiliki supervisor yang berbeda setiap shift-nya.
6. dalam income statement, perusahaan rugi berturut-turut selama 5 tahun terakhir, seperti yang anda ketahui sebelumnya, tahun 2011 rugi 3,61%, tahun 2012 rugi 5,18%. tapi anehnya sales mereka grow up 30% tiap
   tahun.
7. perusahaan menggunakan jasa borongan untuk proses perakitan, dimana borongan tersebut bekerja di dalam lokasi pabrik, menggunakan fasilitas dari klien saya, jadi borongan hanya memberikan jasa rakit saja. borongan
   dibayar berdasarkan piece rate, dimana piece rate tiap item berbeda-beda.
8. lost time atau waktu yang hilang di departemen produksi sebesar lebih dari 20%, atau rata-rata pekerja pabrik hanya bekerja 5 s/d 6 jam per shift dari seharusnya 7 jam. itu lost time yang nyata terlihat, yaitu dari waktu
   mulai bekerja, waktu selesai istirahat, mulai lagi setelah istirahat, kemudian selesai pulang, serta kegiatan-kegiatan ke toilet, shalat, dll. terjadi banyak hidden lost time, seperti pacing, yaitu pekerja bekerja dibawah performance karena tidak ada target kerja dari supervisor - dan karenanya tidak ada follow up dan monitoring.
9. buyer menerapkan penalti jika terjadi wan prestasi seperti fail saat inspeksi, unprepared saat inspeksi, delay, dan lain sebagainya yang jika dipersentasikan sebesar hampir 10% dari gross sales klien saya.
10. skedul yang berubah-ubah setiap saat prioritasnya, ditambah lagi dengan beban order yang fluktuatif, misal diminggu lalu pengiriman cuma 5 container, di minggu ini bisa 40 container, dan seterusnya.
11. penanganan barang afkir (reject) yang buruk, termasuk juga penanganan barang rework yang tertunda sampai waktu yang cukup lama sehingga tidak bisa di rework lagi. pada akhirnya menyebabkan tumpukan waste dan WIP yang menggunung di hampir semua area kerja.
12. supply sesuka hati supplier, tidak mengikuti kebutuhan klien karena klien juga tidak memiliki rencana kedatangan barang yang tepat.
13. klien saya sulit memonitor posisi barang tiap order kecuali hanya di area packing dimana situasinya menjadi lebih rumit saat container sudah tiba tapi baru diketahui terjadapat kekurangan barang sehingga dalam keadaan panik departemen produksi memproduksi barang secara tergesa-gesat yang pada akhirnya menyebabkan terjadinya: 

• damage rate     tinggi,
• suap inspektor     supaya tidak fail,
• tumpukan inventory dihampir tiap proses karena kelebihan produksi,
• tingkat lemburan sangat tinggi hingga 1,5 s/d 2 kali gaji rata-rata per bulan.

sebenarnya banyak lagi data kuantitas dan kualitas yang saya temukan dalam analisis, tapi hal-hal di atas merupakan fakta yang sangat nyata terlihat serta berpengaruh besar dalam kaitannya dengan kerugian yang diderita
klien saya. sementara saya share ringkasan analisis/diagnosis sederhana saya. berikutnya akan saya share langkah-langkah apa yang saya terapkan.

salam mutu,
Maskal Novessro

saya teruskan share-nya. dari segi material cost sudah, labor cost sudah, WIP juga sudah. bagaimana dengan produktivitas? jika labor cost mengalami penurunan, mestinya berbanding terbalik dengan produktivitas, dengan kata lain produktivitas mestinya mengalami peningkatan.
 
sebelum saya uraikan mengenai produktivitas, kita cek dulu mengenai outputnya.
 
tahun 2012, pengiriman rata-rata per bulan adalah 50 container 40 ft standard. tahun ini sudah di atas 100 container 40 ft standard dan akhir tahun diproyeksikan 140 container 40 ft standard. wow, cukup significant ya? memang ada perubahan packaging yang cukup besar, yaitu dari knock down (KD) menjadi fully assembly (FA), dengan proporsi 80% FA 20% KD. jika dari kubikasi, ada peningkatan output 30%. hasil benchmarking menunjukkan kecepatan produksi di perusahaan klien saya saat ini sudah lebih dari 4 kali perusahaan sejenis. itu yang menyebabkan penurunan drastis dalam tingkat WIP.
 
Dari grafik, produktivitas rata-rata Januari sampai Juli 2013 adalah 48,6%. Tahun 2012 adalah 38,6%. Jadi naik
10%. yang menarik adalah mulai minggu ke-16 (W16), angkanya di atas rata-rata produktivitas tahun 2012.
 
cara saya menghitung produktivitas sangat sederhana. karena tipikal produk di klien saya sangat bervariasi, maka saya pakai earned hours per working hours sebagai produktivitas saya.
 
earned hours adalah ukuran kerja yang dilakukan oleh seorang operator produksi terhadap waktu berdasarkan standar waktu proses dan biasanya diukur dalam HPU (hour per unit). jadi misalkan proses A memerlukan waktu 1 menit, maka earned hours untuk proses A adalah 1 menit per pce atau 1/60 HPU atau 0,017 HPU.
 
working hours adalah waktu real yang dihabiskan untuk melakukan suatu proses. jadi misalnya earned hours proses X adalah 50 HPU, tapi working hoursnya 60 HPU, maka produktivitasnya adalah 50/60 x 100% atau 83,33%.
 
jadi bisa dilihat bahwa opportunity perbaikan sangat besar, karena produktivitas saat ini masih dibawah 50%. porsi terbesar adalah movement atau perpindahan barang yang saya kira kontribusinya bisa lebih dari 30%, kenapa
begitu? karena standar waktu proses diukur hanya waktu produktifnya saja, sehingga waktu proses perpindahan barang tidak dihitung. Padahal perpindahan barang di klien saya sebagian besar masih sistem dorong palet, belum pakai ban berjalan.
 
jadi karena tidak ada investasi baru, pencapaiannya sudah cukup "mengesankan" sebenarnya. apalagi data itu sampai minggu ke-30. (minggu ke-1 adalah periode minggu mulai tanggal 7 hingga 13 Januari 2013, dan seterusnya). hingga minggu kemarin angka produktivitasnya sudah menembus level 50%, luar biasa.
 
baik. karena saya harus siapkan meeting. saya selesai dulu sampai di sini.
 
berikutnya kita akan lihat dampak perbaikan pada net profit perusahaan.

salam mutu,
Maskal Novessro, CPS

sekarang kita ke labor cost ya.... karena kontribusinya pada unit cost sebesar 15%.
 
tahun 2012, labor cost adalah 19,94% atau ada penyimpangan sebesar 4,94%.

dari grafik bisa dilihat, rata-rata labor cost dari Januari hingga Juli 2013 adalah 19,22%, atau penyimpangan sebesar 4,22% turun 0,72%. seperti pada material cost, terdapat kenaikan labor cost tahun 2012 ke 2013 sebesar 40%, jadi mestinya proyeksi labor cost tahun ini adalah 27,92%. jika dilihat dari situ, maka terjadi penurunan labor cost sebesar 7,98%.
 
seperti juga pada material, tidak ada perubahan pada SDM, atau alat bantu/mesin yang membantu mempercepat proses. semua murni perbaikan pada sistem operasional produksi.
 
jadi, apa trik/rahasia improvement yang saya lakukan? padahal lebih dari 90% sistem dan prosedur sudah saya
buang...
 
nantikan share saya selanjutnya.
 
Salam hangat,
Maskal Novessro, CPS

saya share materials  cost dulu deh, soalnya kontribusinya pada unit cost sebesar 45%. tahun 2012, materials cost adalah 59,37% atau ada penyimpangan sebesar 14,37%.
 
dari grafik bisa dilihat, rata-rata material cost dari Januari hingga Juli 2013 adalah 54,80%, atau penyimpangan sebesar 9,8%, atau ada efisiensi sebesar 4,57%, atau improvement sebesar 31,8%. Mulai bulan April 2013, material cost di bawah angka tahun lalu.
 
pengehematan disini murni dari perbaikan operasi produksi, karena tidak ada perubahan dalam hal desain dan penggunaan bahan. yang menarik lagi adalah, kenaikan rata-rata material tahun 2012 ke 2013 adalah 5%, jadi mestinya proyeksi materials cost adalah 61,62%. jika dilihat dari situ, maka penghematan/efisiensi yang berhasil dilakukan adalah 6,82%, atau improvement sebesar 41%.
 
tambahan lagi mengenai material cost ini. perbaikan operasional secara significant juga telah mengurangi nilai WIP (work in proses) sebesar 30% lebih.
 
Jika tidak ada perubahan dalam desain dan material, dan tidak ada tambahan dalam fasilitas pabrik, atau SDM, atau mesin-mesin, maka tentu hanya tersisa sistem operasional produksi, misalnya QMS iso 9000. tapi seperti yang saya sampaikan sebelumnya saya bahkan buang hampir 90% sistem dan prosedur, termasuk laporan-laporan tetek-bengek yang tidak saya perlukan.
 
jadi bagaimana triknya?
 
nanti saya share lagi jika ada waktu....
 
Salam hangat,
Maskal Novessro, CPS

Mungkin kita semua pernah merasakan beberapa bidang studi yang terkenal membosankan, Geografi adalah salah satunya. Salah satu penyebab adalah penyajian yang kurang atau tidak menarik yang tentunya akan dialami juga oleh generasi berikut jika tidak diperbaiki. Di beberapa negara maju, penyajian pelajaran Geografi dirancang sangat menarik, terutama bagi anak-anak.